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Assistant de production (Production Assistant) - MONTREAL
Dallas Office
301 N. Crowdus St.
Dallas, TX 75226
Montreal Office
1751 Richardson Street
Suite 1100
Montreal QC H3K 1G6
Hollywood Office
1438 N. Gower St
Suite 200
Hollywood, CA 90028

Discription du poste

La responsabilité générale de l’assistant de production consiste à assurer un soutien à l’équipe de gestion de la production. L’assistant de production fournit un soutien administratif et soutient l’équipe de production, notamment pour la saisie de données et différents besoins associés aux projets.

Responsabilités

• Planifier les réunions des coordonnateurs et veiller à ce que toutes les personnes invitées soient présentes.
• Prendre des notes pendant les réunions et les distribuer, les sauvegarder pour les réunions «Review session»
• Veiller à ce que les salles soient prêtes pour les réunions/réunions quotidiennes «Dailies».
• Afficher les fichiers sur les sites FTP interne et externe.
• Commander les repas pour les artistes et aller les chercher.
• Créer les courriels de groupe au début de chaque nouvelle production.
• S’occuper, au besoin, des préparatifs de voyage.
• Traiter les rapports de dépenses pour les employés et tenir à jour les rapports de carte de crédit de production.
• Apporter une assistance générale à l’équipe de gestion de production, le cas échéant.

Qualifications

DEC, Baccalauréat, ou expérience équivalente
• Communication efficace avec diverses personnes
• Aptitude à résoudre les problèmes en collaboration et de façon créative et démontrant un sens de l’organisation et de la minutie
• Aptitude à organiser et à coordonner les activités des membres de l’équipe ainsi que de l’équipe et une grande capacité à mener plusieurs tâches de front et à fixer des priorités
• Connaissance de la façon d’exécuter des fonctions de maintenance générales pour tout le matériel de bureau
• Capacité à travailler dans un environnement stressant axé sur les échéances

Remarque :
Cette description du poste ne se veut pas exhaustive. L’employé pourrait avoir à réaliser d’autres tâches pour répondre aux besoins courants de l’entreprise.
Veuillez noter que les candidatures de citoyens et de résidents permanents du Canada seront examinées en priorité.
Seules les personnes dont la candidature aura été retenue seront contactées.
Des références peuvent être demandées.
Notez que le générique masculin est utilisé dans le but d’alléger le texte.
Reel FX Montréal souscrit au principe d’équité en matière d’emploi.

Job Summary

The Production Assistants overall responsibility is to provide support to the Production Management team. Provide administrative and back up support to the production team including data entry and miscellaneous needs of projects.

Responsibilities

• Schedule meetings for coordinators and ensure all attendees are present
• Take and distribute notes for meetings, back up note taking for review sessions
• Ensure rooms are prepped for meetings/dailies
• Post files to both internal and external FTP
• Order and pick up meals for artists
• Set up email groups at the beginning of each new production
• Prepare travel arrangements as requested
• Process Expense Reports for staff and maintain production credit card reports
• General assistance to Production Management team as needed

Qualifications

DEC, Bachelor’s (BA) degree or equivalent experience
• Effective communication with a variety of individuals
• A creative and collaborative problem solver who is organized and detail oriented
• Ability to organize and coordinate individuals and teams, strong ability to multitask and prioritize
• Knowledge of how to operate and perform general maintenance functions on all office equipment
• Able to thrive in a high pressure, deadline oriented environment

This job description is not meant to be all inclusive. Employee may be required to perform other duties to meet the ongoing needs of the organization.

Please note that Canadian citizens and Canadian permanent residents will be considered in priority.