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Gestionnaire de bureau (Office Manager) - MONTREAL
Dallas Office
301 N. Crowdus St.
Dallas, TX 75226
Montreal Office
1751 Richardson Street
Suite 1100
Montreal QC H3K 1G6
Hollywood Office
1438 N. Gower St
Suite 200
Hollywood, CA 90028

Description du poste

Le gestionnaire de bureau est responsable de la gestion administrative et organisationnelle du studio, et ce, de manière professionnelle et dans le respect des délais. Le gestionnaire de bureau relèvera du directeur des installations et des TI, ainsi que du directeur des Ressources humaines.

Responsabilités

• Encadrer les activités quotidiennes des Runner et de la réception.
• Accueillir les visiteurs et leur fournir un soutien général.
• Assurer que les visiteurs et les invités respectent les procédures de sécurité.
• Veiller à ce que le studio soit propre, bien organisé et présente une image de première classe.
• Assurer la gestion des appels téléphoniques et des correspondances (courriels, lettres, colis, etc.).
• Gérer les relations avec les fournisseurs, le propriétaire et les fournisseurs de service.
• Coordonner le nettoyage et le calendrier pour les appartements corporatifs.
• Surveiller et maintenir l’inventaire des fournitures de bureau et passer des commandes, au besoin.
• Gérer les plans du studio avec le département de la production.
• Coordonner et assister les déménagements à l’interne avec les TI.
• Gérer et prévoir les livraisons, les installations et les assemblages.
• Faciliter les événements et les réunions de l’entreprise.
• Coordonner les préparatifs de voyage et les logements temporaires, au besoin.
• Coordonner de la décoration du bureau.
• Évaluer les demandes des employés pour toute question liée au studio.
• S’assurer que nous respectons tous les règlements en vigueur (procédure d’évacuation et réglementation en matière de sécurité incendie, CSST, OLF, secouriste) et diverses législations québécoise (Régie du Bâtiment) etc.
• Travailler en collaboration avec les TI, les Ressources humaines et le département de production.
• Accomplir toutes autres tâches connexes.

Qualifications

• Études postsecondaires.
• De trois à cinq années d’expérience dans un poste semblable.
• Sens de l’organisation et minutie.
• Attitude proactive et axée sur les solutions.
• Excellentes aptitudes en communication et service à la clientèle ; capacité d’interagir de façon positive avec des personnalités diverses.
• Capacité de respecter des échéances serrées et de travailler sous pression.
• Bilinguisme (français et anglais).
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office.

Remarque :
Cette description du poste ne se veut pas exhaustive. L’employé pourrait avoir à réaliser d’autres tâches pour répondre aux besoins courants de l’entreprise.
Veuillez noter que les candidatures de citoyens et de résidents permanents du Canada seront examinées en priorité.
Seules les personnes dont la candidature aura été retenue seront contactées.
Des références peuvent être demandées.
Notez que le générique masculin est utilisé dans le but d’alléger le texte.
Reel FX Montréal souscrit au principe d’équité en matière d’emploi.

Job Summary

The Office Manager is responsible for the administrative and organizational management of the studio in a timely and professional manner. The Office Manager will report to the Facility & IT Director as well as the Human Resources Director.

Responsibilities

• Supervise the day-to-day operation of the Runners and the reception;
• Welcome and provide general support to visitors;
• Ensure visitors and guests follow security protocol;
• Ensure studio is clean, well organized and presents a first-class image;
• Manage phone calls and correspondence (e-mail, letters, packages, etc.);
• Manage relationships with vendors, service providers and the landlord;
• Coordinate corporate apartment schedule and cleaning;
• Monitor and maintain office supplies inventory and place purchase orders when necessary;
• Maintain seating charts in conjunction with production management;
• Coordinate with IT and assist with office moves;
• Manage and arrange for deliveries, installations and assembly;
• Facilitate company events and meetings
• Coordinate travel and temp housing arrangements as needed
• Coordinate office décor
• Evaluate employee demands for any office-related issues;
• Ensure we respect all regulations (evacuation procedure & fire regulations, CSST, OLF, First Aider) and various Quebec Laws (Regie du Batiment) etc.
• Work in collaboration with the IT, HR and Production departments;
• Perform other related duties.

Qualifications

• Post-secondary education;
• 3 to 5 years of experience in a similar position;
• Organized and detail oriented;
• Proactive and solution-oriented;
• Excellent client service and communication skills; ability to interact in a positive manner with a variety of personalities;
• Must be able to work under tight deadlines and pressure;
• Bilingual (French and English)
• Microsoft Office proficient

This job description is not meant to be all inclusive. Employee may be required to perform other duties to meet the ongoing needs of the organization.

Please note that Canadian citizens and Canadian permanent residents will be considered in priority.